5 טיפים פרקטיים לצמצום בעיות גבייה וחובות אבודים

״אנחנו עסק של 50 שנה, בחיים לא חזר לנו שיק״ כך אמרה לי לאחרונה א' בעלת עסק למכשירי כתיבה וציוד משרדי בסיטונאות אשר קיים משנת 1972 כאשר שוחחתי איתה במסגרת שירותי גבייה לעסקים שאנו מציעים ללקוחות שלנו על חוב שנותר להם בגובה של מאות אלפי ש״ח ללקוח שלנו. מסתבר שבגלל הקורונה העסק נכנס לסחרור ואיבוד שליטה, הבנקים סגרו להם את האשראי, פתאום לא היה ניתן להתגלגל, החובות הצטברו והספקים נותרו עם כספים שעד היום לא שולמו. בינתיים בעלת העסק והעורך דין שלהם נאבקים בכל הכוח לא להיכנס להליך של חדלות פירעון ומעוניינים להיכנס להליך של הסדר נושים, להגיע לסיכום של פשרה כספית לפירעון החוב כלפי הנושים ולהמשיך את הפעילות של העסק.

לאחרונה יותר ויותר עסקים חווים בעיות גביה, שיקים חוזרים, לקוחות שלא משלמים בזמן, לקוחות שנכנסים להליכי חדלות פירעון ופשיטות רגל וזאת על רקע התפתחויות הכלכליות בארץ ובעולם, המלחמה בין רוסיה לאוקראינה , עליות המחירים, עליית ריבית בנק ישראל וחוסר היציבות הפוליטית בישראל הנמשך בשנתיים וחצי האחרונות .

תחום הגבייה מלקוחות הפך לנושא נדרש וקריטי בקרב העסקים בישראל. כרואה חשבון המומחה לתחום הגבייה כבר מעל ל 20 שנה וכבעלים של IDCC מרכז הגבייה הישראלי, חברת גבייה מקצועית הראשונה בישראל, אשמח לשתף 5 טיפים פרקטיים לצמצום בעיות גבייה וחובות אבודים.

טיפ מספר 1
טיפול שורש בסעיף הלקוחות במאזן – כדי לזהות ולאתר בעיות גבייה חשוב לעבור על רשימת סה"כ הלקוחות ולבצע הבחנה בין לקוחות פעילים ולא פעילים - סעיף הלקוחות המבטא כמה כסף לקוחות החברה חייבים לה הינו מאוד משמעותי במאזן החברה ועל כן חשוב לאתר מתוך רשימת הלקוחות חובות של לקוחות לא פעילים שכל יום שעובר מקדם את הסיכון של החוב שלהם לחוב אבוד מאחר ומצד אחד אין להם כבר מחויבות לעסק כלקוח ואין להם מוטיבציה לשלם ומצד שני עם הזמן מצטרפים לאותם חייבים עוד חובות שיכולים לגרום למצב של חוסר יכולת של הלקוח לעמוד בהתחייבויות ולהיכנס למצב של חדלות פירעון.

במקביל לכך יש לבצע בדיקה של דירוג הסיכון של הלקוחות - כחלק מניהול סיכוני האשראי של החברה מומלץ לבצע בדיקת אשראי בתהליך קליטת לקוח חדש בארגון לרבות בדיקה של דירוג סיכון באמצעות חברות מודיעין העסקי דן אנד ברדסטריט או bdi אולם מאחר ואנו נמצאים בעולם דינמי ומסוכן מומלץ לעשות בדיקות חוזרות ונשנות במהלך מחזור העסקים עם הלקוחות ולגלות מה מצב העסקים העכשווי שלהם במטרה לאתר נקודות תורפה. לסנן ולבודד לקוחות שדירוג האשראי שלהם הוא גבוה ומסוכן. לעקוב אחר המידע אודות לקוחות שלא משלמים בזמן, שעושים בעיות בתשלומים, לקוחות שיש להם אורות אדומים ולפעול בהתאם.

ביקורי פתע בשטח - לאחר שאיתרנו את דירוג האשראי של כלל הלקוחות ומצאנו נקודות תורפה מומלץ לעשות ביקורי פתע בשטח על ידי הסוכנים או הגובים במטרה לאמת את הנתונים, לקבל תחושה אמיתית מהשטח. לחוש את השטח, פגישה פנים מול פנים יכולה לפתור המון בעיות ולספק המון תובנות. פגישה בין הצדדים עלולה להוריד את סף החששות ולספק יותר וודאות.

חיזוק של ביטחונות ו/או מעבר לעבודה על בסיס מזומן – לקוחות שרמת הסיכון שלהם גבוהה יש לדרוש חיזוק של ביטחונות כגון: ערבות אישית, ערבות בנקאית, שטר חוב, מקדמה ועוד.

טיפ מספר 2
ריענון ובדיקה של נהלי עבודה בתחום הלקוחות והגבייה - מומלץ מאוד להכין ספר נהלים הכולל מדיניות אשראי, מדיניות גבייה, קביעת מסגרת אובליגו, טופס קליטת לקוח חדש, ביטחונות מלקוחות, נוהל גבייה, תסריטי שיחה לגבייה, הסכמי התקשרות הכוללים התייחסות להפרת הסכם, חשבוניות ברורות ותקינות שנותנות פירוט ומידע אודות היתרה לתשלום, פרטי הבנק, תנאי התשלום ועוד, הזמנות רכש, תעודות משלוח וכל מסמך שהוא חלק מתהליך המכירה והגבייה.

אחד הנושאים שאנו שמים עליהם דגש בהדרכות גבייה וסדנאות שאנו מקיימים בארגונים נקרא הארגון הגובה. ארגון ששם בראש סדרי העדיפויות שלו את נושא הגבייה.

מאחר ונושא הגבייה הוא תורה שבעל פה מומלץ לבצע הדרכות גבייה מקצועיות לעובדים שיאפשרו לעובדים בגבייה ולאנשי המכירות להבין מה הם עושים, מה התפקיד שלהם, מה החלק שלהם במטרות וביעדים של הארגון. במטרה להגביר את החשיבות והמודעות לגבייה, לתזרים המזומנים ולרווחיות.
במקביל להדרכות החיצוניות חשוב מאוד לעשות הדרכות פנים ארגוניות בין מחלקת מכירות למחלקת הגבייה, ישיבות גבייה משותפות, מעקב ובקרה תמידיים של חובות בפיגור.

טיפ מספר 3
בחינה של כלים ואמצעים נוספים לניהול והקטנת סיכוני אשראי כגון: ביטוח אשראי, פקטורינג, ביטוח והתחייבות לפירעון שיקים במטרה להקטין את החשיפה להפסדי אשראי, בעיות גבייה וחובות אבודים.

ביטוח אשראי הוא מכשיר פיננסי חשוב המקנה לארגון המבוטח הגנה על המכירות באשראי מפני אפשרות של אי תשלום כתוצאה מחדלות פירעון של הלקוח או בשל קשיי נזילות, בעיות כספיות ו/או אירוע פוליטי במדינת הלקוח. אחד החסרונות של כלי זה הוא העובדה שחלק מהעסקאות, שנעשו עם לקוחות ברמת סיכון גבוהה, לא יבוטחו בהתאם לחברה המבטחת דבר שמשאיר חשיפה לחובות אבודים.

פקטורינג הינו כלי מימוני לשם הקדמת הכנסות כאשר קיים פער בין תקופת האשראי לספקים ביחס לאשראי לקוחות .מדובר בחברה חיצונית הרוכשת מהארגון את חובותיו הפתוחים של הלקוח. רכישת החובות הפתוחים היא ללא זכות חזרה, להוציא מקרה של סכסוך מסחרי.
מצד האחד זה מאפשר שיפור בתזרים המזומנים ומצד שני זה כלי שמיועד ללקוחות יציבים ובעלי איתנות עסקית פיננסית כאלה שחברת הפקטורינג תסכים לנכות את החשבוניות המופקות להם בלבד.

התחייבות לפירעון שיקים שירות של חברה מבטחת, המתחייבת לכיסוי מלא לכל שיק מאושר החוזר ללא כיסוי למרות שעבר את הבדיקות כנדרש במסגרת תהליך קבלת שיק מלקוח. החברה המבטחת מעבירה לארגון את הכסף של השיקים הללו כעבור תקופה קצרה מהדיווח על חזרתם.
החסרונות הינם בעלויות תשלום העמלה לגורם חיצוני ובטיפול בשיקים החוזרים הנעשה בצורה תקיפה ללא שיקול דעת של סיבת אי התשלום ויכול לפגוע בשימור הלקוח במקרים מסוימים בהם קיימת בעיית שירות.

טיפ מספר 4
להיעזר בחברת גבייה מקצועית לפני מעבר לטיפול משפטי.
בעסקים רבים מצטברים המון חובות שלא יודעים מתי והאם בכלל אפשר לגבות אותם. אחד הכלים שאין לבעלי עסקים מודעות לגביו הוא עבודה בשיתוף עם חברת גבייה מקצועית. המושג גבייה הוא מושג מורכב שמלווה בקונוטציה שלילית ופרשנות שמדובר במשהו אגרסיבי ודורסני.

חברת גבייה מקצועית עובדת בשיתוף פעולה הדוק עם צוות הגבייה של הלקוח ומורכבת מרואה חשבון , מנהלי חשבונות ואנשים שמומחים בניהול תקשורת בינאישית במטרה לגשר בין ספק לבין לקוח כדי למנוע הליך משפטי ועלויות נלוות ולשמור על חווית הלקוח .

הפעילות היא ברמת תיק כלומר, כל חשבונית, תעודת משלוח, הסכם שלא מומש והלקוח מסרב לשלם או מתעלם ונעלם למרות שקיבל את השירות או המוצר הוא תיק שאפשר לקדם את הגבייה שלו באמצעות חברת גבייה מקצועית.

היתרונות של עבודה צמודה עם חברת גבייה מקצועית הינם:

• מפנה לכם זמן יקר שבוזבז על מרדפים אחרי לקוחות שלא משלמים בזמן
• פסיכולוגיה אנושית – הלקוח מבין שאתם לא הולכים לוותר לו על החוב.
• החברה ממוקדת אך ורק בתחום הגבייה עם המון נחישות והתמדה.
• על בסיס הצלחה בלבד – אין ריטיינר או עמלות פתיחת תיק.
• בכל מקום בעולם ובמיוחד בישראל – אין גבולות גזרה.
• כל הכסף נכנס ישירות לחשבונכם – אין חשבון נאמנות.

אני ממליץ להוציא דוחות גיול חובות ולאתר חובות ישנים שאין בהם תזוזה, חובות של לקוחות לא פעילים, שיקים שחזרו ולא טופלו, חובות של לקוחות שמתישים אתכם וגורמים לכם לבזבז המון אנרגיות ולהעבירם להמשך טיפול של חברת גבייה מקצועית בטרם אתם מעבירים להמשך טיפול משפטי. אין לכם סיכון. זה מבוסס על בסיס הצלחה בלבד.

טיפ מספר 5
להיות עירניים - להרגיש את השוק, להכיר את הלקוחות, להתחבר למספרים, לזהות אורות אדומים. אם אתם קולטים שההזמנות הצטמצמו, הלקוח אומר לכם אל תפקיד את השיק, עושה לכם את המוות, שולח את השיק בדואר והדואר לא מגיע, תזהרו. תהיו עם אצבע על הדופק.

להלן מספר סימנים שחייבים לעניין אתכם גם כאשר הלקוח שלכם משלם בזמן ואין לכם כרגע בעיות גבייה ממנו:

• תביעה משפטית של בנק או ספק אחר בסכום משמעותי.
• הכרזה על חשבון בנק מוגבל ו/ או הגבלה חמורה.
• שיק שחזר מסיבת אכ"מ או מסיבת ביטול.
• אבדן לקוחות מרכזיים בפעילות העסקית של הלקוח.
• שינויים טכנולוגיים ו/ או שינוי ברגולציה שפוגעים בוודאות הפיננסית של הלקוח.

המלצה אישית שלי כדאי לכם לברור לקוחות – אם המידע אודות הלקוח יושב לא טוב בבטן, תוותרו. יש שפע של לקוחות. תבחרו בטובים.

***
כותב המאמר הינו רו"ח עידן סנוף, הבעלים של IDCC מרכז הגבייה הישראלי – שירותי גבייה, ייעוץ והדרכה, מומחה לגבייה בינלאומית של DCA בישראל. בעל ניסיון של מעל 20 שנים בתחום הגבייה ומרצה במכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א.
www.idcc-debts-collection.com | www.israel-dc.com | info@idcc-debts-collection.com | 03-7788600