מה ההבדל בין מנהיג למנהל? 6 טיפים לניהול נכון

להלן 6 טיפים איך להיות מנהל שהוא מנהיג :

1.דוגמא אישית ומודל לחיקוי

הדבר הראשון והמשמעותי בהובלת עובדים הינו היכולת להוות עבורם מודל לחיקוי. דוגמא אישית היא הכוח הכי חזק בשינוי תפיסות התנהגות אצל העובדים. כאשר מנהל  מצפה מהעובדים שלו לעמוד בסטנדרטים מסוימים של התנהגות,  חשוב שגם הוא יקפיד על אותם סטנדרטים. לדוגמא: אם את מצפה מעובדייך להגיע לפגישות בזמן, חשוב שגם את תכבדי אותם  ותתחילי את הפגישות  בזמן;  אתה מצפה מהם להשקיע יותר שעות, מעבר למסגרת התפקיד, תישאר גם אתה שעות נוספות.

ציפייה לדפוס התנהגות מסוים מהעובד, אשר סותרת את דפוס התנהגות המנהל, יוצרת תסכול  ומירמור מצד העובד ויותר גרוע מדכאה את המוטיבציה שלו לעבוד ולהגדיל ראש בעבודה.

כשהמנהל הוא דמות לחיקוי, העובדים שואפים להיות כמוהו וכך הם מתקדמים ומגיעים להישגים מרשימים בכוחות עצמם .

להוות דמות לחיקוי עבור העובדים זה לא רק במסגרת העבודה אלא גם בחיים הפרטיים. חשוב שהמנהל ייתן דוגמא אישית, על פיה , לצורך המימוש האישי ניתן וחשוב לפתח תחומי עניין נוספים מעבר לתפקיד. אני מאוד ממליצה על תחומי עיסוק בספורט שיש בהם המון אתגר ושיפור ברמה ובאיכות החיים. 

חשוב לזכור שבמסגרת תפקידו, למנהל יש המון השפעה על הסביבה, כך שאם הוא ידע לנצל זאת ברמה חיובית, בונה ומעצימה השמיים הם הגבול עבור העובדים שלו.

2.מקסום יכולת העובדים לאורך זמן

כל מנהל רוצה לגרום לעובדים שלו לעבוד ולא רק להגיע לעבודה.  ישנן המון תיאוריות לעידוד מוטיבציה של עובד ומקסום היכולות שלו, אך לדעתי האופטימלית והנכונה היא  תיאוריית הצבת מטרות.

תיאוריה זו מתמקדת בתגמול פנימי שלנו כבני אדם. היא מבוססת על הרעיון שמטרות הן גורם מניע של כל אדם ואדם. אם העובד מזדהה עם מטרה מסוימת ורוצה להשיגה, זה ישפיע גם על ההתנהגות שלו משום שהמטרה בסופו של דבר מכוונת את התנהגות. מדובר במוטיבציה פנימית, ברגע שהעובד יצליח לעמוד במטרה מסוימת שהמנהל הציב לו, הוא ירגיש תחושת סיפוק ותגמול פנימית.

יש 4 תנאים הכרחיים, לדעתי, שהצבת מטרות תניע  את העובדים ותגרום  להם להתאמץ יותר:

• מטרות קשות, אך ברות ביצוע;
• מטרות מוגדרות וספציפיות ולא כלליות מדי;
• מטרות שמקובלות על העובדים וגובשו בשיתוף איתם;
• הגשת משוב לעובד לגבי השגת המטרה תוך כדי העבודה ובסוף התהליך.

אם המנהלים ישכילו להציב מטרות שמתאימות ליכולות ולרצונות העובד, הם אכן ישפיעו על נכונות העובדים להשקיע מאמץ ויביאו למקסום היכולת באמצעות הצבת מטרה יותר גדולה בהמשך.

3. אופטימיות, אכפתיות ומצב רוח טוב
 
אופטימיות, אכפתיות ומצב רוח טוב משפרים את ביצועי העובדים והתוצאות העסקיות.

מנהל שמייצר סביבו אווירה טובה, חיובית, סולידריות ואכפתית, ייצר מורל גבוה בארגון. לצד זה, דאגה לעבודת צוות, עזרה הדדית ושיתוף פעולה, כל אלה יחד יסייעו ליצור מוטיבציה גבוהה למילוי התפקיד על הצד הטוב ביותר, מתוך תחושת שייכות ומחויבות. תחושת השייכות מביאה את העובד לתת את המקסימום שלו
לכן, ישנה חשיבות גדולה גם לפעילויות משותפות מחוץ לשעות העבודה, בכדי שהעובדים ירצו ויאהבו להיות ביחד, אשר יתרמו לכך שהם יעבדו יחד באווירה של הרמוניה ושמחה.
חשוב שמנהל יבין שתפקוד טוב ותפוקות גבוהות בעבודה הן פונקציה ישירה של עובדים שמחים ומאושרים. מתוך כך, המנהל חייב לדאוג לעובד הבודד, באמצעות מתן תשומת לב ויחס אישי  וגם באמצעות יוזמות של פעילויות גיבוש מחוץ לשגרת העבודה.

4. ניהול זמן - להנהיג ולא להיסחף לתלאות היומיום ולכיבוי שריפות

אחת הבעיות הגדולות ביותר העומדות בפני המנהל היא ניהול זמן נכון בסביבה מרובת משימות ולוח זמנים לחוץ. מנהלים אשר לא יודעים לנהל את הזמן שלהם נכון עלולים למצוא את עצמם טובעים תחת עומס המשימות, ולפני שירגישו מטלות ומשימות עלולות ליפול להם בין הכיסאות.

מנהל אשר ירכוש מיומנויות לניהול זמן נכון יהפוך למנהל טוב יותר, יעיל יותר ובעל יכולת טובה יותר להתמקד בדברים החשובים באמת, התורמים להתפתחות הארגון.
על מנת להיות מסוגל לנהל זמן בצורה נכונה ואפקטיבית, המנהל צריך לדעת לקחת פסק זמן. מנהל טוב יודע מתי לקחת פסק זמן, שאותו עליו להקדיש לחשיבה  על המשימות העומדות בפניו, לתכנן את סדרי העדיפויות ואת הזמן שיש להקצות לכל משימה.

מכיוון שהעומס הבלתי נתפס של חיי היום יום מקשה על רוב האנשים לזכור את כל התכניות שעליהם לבצע, ולעמוד בהן, כדאי להשתמש בכלים שיסייעו לנו; למשל, ניתן להשתמש במחברת ובתחילת כל שבוע לרשום בה את המשימות הצפויות או להזין את המשימות ביומן האלקטרוני. כמו כן, יש גם אפליקציות שונות שנותנות מענה לניהול משימות. חשוב גם להגדיר סדר עדיפויות לכל משימה על פי מידת חשיבותה ודחיפותה ולוח זמנים לביצועה.

בעזרת ניהול זמן נכון תשימו לב שעד מהרה ביצוע המשימות יהיה מוצלח יותר ואף יותר חשוב מכך תהיו רגועים יותר ויעילים יותר.

5.יצירת מוטיבציה פנימית ואתגר לעובדים ותיקים

החלום של כל מנהל הינו לבסס צוות עובדים ותיק, מקצועי ומנוסה. יכולתו של המנהל לשמר צוות כזה לאורך שנים, מגדיל את התפוקה של העסק ומייצר נאמנות גדולה. אחת הסיבות שעובדים עוזבים את מקום העבודה נובעת מהעובדה כי  הם מרגישים שהם תקועים במקום. אז איך מייצרים מוטיבציה פנימית ואתגר לעובדים ותיקים, ומשמרים אותם במקום העבודה לאורך שנים?

מניסיוני, יש שתי שיטות ליצירת מוטיבציה אצל עובדים:

א. הוספת עבודות ואתגרים המגוונים לעובד את עבודתו, מבלי לשנות את המעמד שלו בארגון. לדוגמא , עובד שאחראי על גביית התשלומים מהלקוחות בארגון יקבל על עצמו את פרויקט טיוב הנתונים של הלקוחות. שיטה זו יעילה, משום שהארגון לא נדרש לשנות הרבה, אך יש גם חיסרון -   יש עובדים אשר  יתפסו פעולה זו כניצול, משום שמוסיפים להם עוד אתגרים ועבודות, אך לא מוסיפים לו שכר.

ב. האצלת יותר סמכויות ואחריות לעובד. השיטה הזו נותנת לעובד יותר יד חופשית ופחות פיקוח, ומצד שני משנה את המעמד של העובד בארגון. לא ניתן להשתמש בשיטה זו כל הזמן משום שלא ניתן לקדם את כל העובדים. 

6. מתן יכולת לעובדים להעביר ביקורת על תהליכים בארגון ללא חשש ש"יענשו"
לא מזמן נפגשתי עם מנהל שטען בפניי כי הוא מרגיש מאוים מאחד העובדים שלו, שכל היום מותח ביקורת על התנהלות הארגון. תחושת האיום מביאה מנהלים לדחות ביקורות של עובדים.
עובדים שמותחים ביקורת בארגון, הם עובדים שאכפת להם ולא חוששים להביע את עמדתם, גם אם היא לא נעימה לאוזן. עובד כזה מציף כשלים שלפעמים אנו כמנהלים לא זיהינו אותם, מכיוון שהמנהלים לא תמיד מחוברים למה שקורה בשטח. חשוב לזכור שביקורת מפרה ומייצרת רעיונות חדשים ולכן חשוב מאוד לעודד עובדים למתוח ביקורת ולפרגן להם כאשר הם עושים זאת. בשום פנים ואופן לא לתת לעובד תחושה שהוא ייענש על כך שמתח ביקורת. ההפך הוא הנכון. יש לשתף את העובד בתהליך קבלת ההחלטה ולתת לו פתח להעברת ביקורת טרם קבלת ההחלטה הסופית תוך הקשבה אמיתית לדעותיו.

יחד עם זאת, צריך לאזן בין ביקורת בונה ואיכותית לבין ביקורת חסרת משמעות.

מנהל טוב פתוח לשינוי, גמיש, מוכן ללמוד ולהקשיב הקשבה אמיתית לעובד, לזוויות הראייה המיוחדת שלו ולכבד את דעותיו ורעיונותיו.

לסיכום, לנהל זו מתנה גדולה שמעניקה למנהל זכות להשפיע על אנשים, זכות להוות סמל ומודל לחיקוי. לכן חשוב לקחת את המתנה הזו בשתי ידיים וליישם כלפי העובדים מודל ניהולי אנושי חם.

ברגע שאתם כמנהלים תשימו דגש חיזוק ושיפור היחסים עם  עובדיכם והיחסים בין העובדים לבין עצמם, תראו כי התוצאות הרצויות כבר תגענה לבד.